Хочу поделиться некоторыми советами и хитростями, которыми я пользуюсь в работе. Возможно, для кого-то это все давно очевидно, но я к этому шла много дней, месяцев, а к кое-чему даже лет :)
1. Линейка на торце стола.
Мне часто приходится отмерять ленты, шнуры, шпагаты, рафию. Признаюсь, не сразу до этого дошла, и сначала мерила все по большой метровой линейке (как правило, все кратно 1 м), каждый раз доставая и убирая ее на место. А потом просто на торце стола отмерила нужную длину и сделала отметку, стало проще :) На фото метка не влезла, но смысл, я думаю, ясен.
2. Шаблон для нарезания биркодержателей.
Биркодержатели приходится нарезать десятками и сотнями. И нужно, чтобы все были примерно одного размера, это довольно утомительно. Поэтому из гофрокартона сделала такой простой девайс. Берется четыре куска картона, шириной примерно 12-15 см. 2 длиной 30 см (потому что у меня 30 см — это стандартная длина биркодержателя) и 2 покороче, около 25 см.
И потом все склеивается в "сендвич" в таком порядке: длинный-короткий-короткий-длинный.
На такой шаблон удобно наматывать ленту/шнур (считая обороты, чтобы намотать сразу нужное количество) и, разрезая ножницами с обеих сторон, получать уже готовые отрезки заданной длины.
3. Посылочные бланки на самоклеящейся бумаге.
В exel у меня есть заготовка шаблона посылочного бланка, с уже вбитыми моими данными отправителя. При оформлении новой посылки я копирую туда с сайта данные получателя и потом печатаю на самоклеящейся бумаге. Это очень удобно и снижает риск ошибки.
На одном листе помещается 3 бланка, так что это не очень дорого, зато не нужно возиться с клеем :)
Так как кроме посылок я отправляю заказные письма, а у них формат адреса немного другой, то их приходится подписывать вручную. Но я сделала готовые наклейки со своим адресом, что тоже упрощает работу. На листе помещается 18 шт.
4. Почтовый скотч.
Я сама покупаю почтовый скотч (для Москвы и Московской области купить не проблема, для других регионов, к сожалению, не в курсе) и сама упаковываю все посылки. Это экономит мне кучу времени на почте. Да и почтовые тётушки всегда мне рады, так как я делаю за них их работу, но делаю это быстрее и зачастую, качественнее :)
Еще одним плюсом собственного скотча является то, что на почте принимают только абсолютно целые и чистые коробки (без дополнительных надписей :) Так что, что если у вас есть коробка, на которой стоит какой-нибудь штамп, или еще какие-то знаки, то вы можете заклеить их скотчем и на почте ее примут.
5. Визуальное пересчитывание мелких предметов.
Часто приходится считать бирки или подвески. Удобнее это делать, раскладывая на столбцы по 5 шт, так сразу визуально будет видно, все ли ряды заполнены или где-то не хватает. Более крупные бирки раскладываю на кучки по 5 шт. Когда-то где-то вычитала, что мозг человека способен визуально охватить список/набор, состоящий не более чем из 6-7 пунктов/предметов. Однако 6-7 неудобно при счете, а вот 5 удобно и кратно десяти.
6. Взвешивание.
Когда нужно упаковать большое количество конвертов или пакетов (больше 100 - 200 шт), то для удобства я раскладываю их на пачки по 10 - 20 - 50 шт в зависимости от количества. Но пересчитывать каждую пачку (если их много) не очень удобно, да и ошибиться можно. Поэтому я делаю одну контрольную пачку, пересчитываю ее два раза и взвешиваю (на электронных весах с точностью до грамма). И потом все последующие пачки просто набираю по весу, не считая. Это ускоряет процесс и снижает вероятность ошибки.
7. Хранение квитанций в конвертах.
Почтовых отправлений много, квитанций тоже много, и чтобы ничего не потерять и в любой момент можно было найти, все квитанции у меня разложены по конвертам. На каждый месяц свой конверт. Все конверты за прошлые месяцы хранятся в коробке, текущий месяц — рядом на столе.
8. Подготовка презентов для покупателей заранее.
Я очень люблю вкладывать маленькие подарочки в посылки :) Да простят мне те покупатели, кому достаются дубли :) Я стараюсь периодически менять ассортимент, но трудно запомнить, кому и что уже отправляла.
Это даже и не подарочки, а малюсенькие знаки моего внимания моим покупателям. Все это готовлю заранее, сразу много, чтобы при сборке очередного заказа не бегать, не искать.
9. Текстовки-заготовки.
При переписке с покупателями очень часто приходится писать одну и ту же информацию: условия оплаты, адрес и как пройти, реквизиты для оплаты, текст при отказе от заказа, если покупатель пропал (бывает и такое) и так далее. Поэтому, у меня в exel есть заготовки с текстами на все часто встречающиеся случаи. И хотя печатаю я быстро и почти вслепую, подобные заготовки хоть немного, но ускоряют процесс. Остается вот даже немного времени писать подобные длинные опусы :)
Кстати, хотя отзывы, которые я пишу покупателям, не блещут оригинальностью, их я всегда печатаю сама, без шаблонов :)
10. Мини-бухгалтерия в excel.
Я веду свою бухгалтерию в excel. Доходы, расходы и сводная таблица (по кварталам), с проставленными формулами, по которым сразу идет расчет прибыли и налогов. Я пробовала разные программы, но все оказалось слишком наворочено и сложно для простого подсчета налоговой базы и учета прибыли. Поэтому, excel оказался самым удобным. Если интересно, в следующем посте подробнее расскажу про такую таблицу :)
В том же файле у меня лист с почтовыми бланками, лист с тектовками-заготовками, всё в одном месте, всё удобно.
Буду рада, если кому-то эта информация окажется полезной!
Всем удачи в творчестве и в бизнесе :)