Как у многих рукодельниц, однажды у меня появилось желание систематизировать свои рукодельные доходы и расходы и увидеть наконец, чего же больше :)
Для начала в ход пошла обычная тетрадь формата А4. Оказалось, что очень неудобно расчерчивать каждый раз таблички с кучей столбиков. Потом я купила какую-то бухгалтерскую книгу с уже расчерченными графами. Графы, впрочем, были расчерчены совсем не так, как мне нужно, но все-таки это было лучше и удобнее. Но считать самостоятельно тетради, к сожалению, не умеют, да и переписывать от руки по несколько раз одни и те же позиции тоже надоедало.
Потом я прочитала вот . Итогом стала попытка создать подобные таблицы Microsoft Office Excel под себя. И снова маленькое НО — у меня не получилось сделать действительно удобной таблицы. Переключение с листа на лист и длинные списки на одной странице за целый год раздражали. Делать отдельные файлы на каждый месяц мне неудобно. Да еще у меня иногда сбивались формулы, что тоже не прибавляло оптимизма. Скорее всего, конечно, мои проблемы связаны со слабым знанием программы, уровень владения-то у меня любительский.
И вот однажды мне в голову пришла «гениальная» мысль. Ведь если бухгалтеры-профессионалы ведут учет в специализированных программах вроде 1С и ей подобных, то что мешает мне найти подходящую любительскую программу Ведь в интернете можно найти массу таких программ, в том числе и бесплатных тоже. И я отправилась на поиски. Смотрела описания, скриншоты, отзывы. Остановилась на программе «MoneyTracker». И сегодня хочу показать, как выглядит учет в этой программе.
Все данные в примерах вымышленные, любые совпадения случайны
1. Справочники
Итак, для того, чтобы начать пользоваться программой, нужно настроить справочники. Такие справочники, как Валюты, Меры измерения и Метки, в программе уже заполнены и вполне универсальны, поэтому их я не меняла.
А вот справочник Статьи доходов/расходов пришлось полностью переделывать. И здесь проявилось первое для меня достоинство программы — можно создать не простой список, а целое дерево со сложной иерархией. Вот так выглядит на сегодняшний день мое дерево:
Доходы состоят из Продаж и Прочего. С продажами все просто — дальше папка разделена на группы изделий, например — Броши, Бусы и т.п. В каждой из папок содержатся списки типов работ. Так, в папке бусы записаны разные виды бус — бусы вязаные простые, бусы вязаные с кистью, бусы вязаные узорчатые и так далее. Эти списки становятся видны в правом окошке и доступны для редактирования при выделении соответствующей папки.
Папка Прочее — для случайных доходов. Например, муж выдал безвозмездный кредит на покупку инструментов или материалов :)
Папка с расходами также разделена на группы — Бисер и бусины; Инструменты; Фурнитура; Пряжа и т.д. Также есть группа З/п моя — деньгам, которые я забираю в качестве своего личного вознаграждения, присваивается эта категория.
Справочник Организации и контакты
В этом разделе точно так же можно сделать дерево с любым количеством уровней. Остановлюсь на группах поподробнее:
- Люди — покупатели, с которыми я общаюсь без посредничества интернета;
- Магазины — в которых я покупаю разные нужности для своей работы. Эта группа, в свою очередь, поделена еще на несколько подгрупп;
- Разное — в этом списке места, не попадающие ни в одну другую категорию — Почта, разные совместные закупки и т.п.;
- Торговые площадки — это выставки-ярмарки;
- Ярмарка Мастеров — покупатели с Ярмарки Мастеров.
Для каждого человека / магазина / организации создается карточка, в которую можно внести необходимые данные: имя/название, адреса, телефоны и любую нужную информацию в примечании. Скажем, день рождения и предпочтения для заказчика, или время работы для магазина.
Справочник Счета
Снова дерево. И второй плюс программы — можно учитывать деньги одновременно на любом количестве счетов — наличные, банковские карты, электронные кошельки и так далее.
У меня здесь Наличные, Сбережения и Электронные деньги. Есть еще Долги и Вклады, но ими мне пока не доводилось воспользоваться.
Кстати, списки во всех справочниках легко редактируются не только в меню «Справочники», но и во время добавления конкретных доходов и расходов.
2. Ведение учета доходов и расходов
Когда заполнена основная часть справочников, можно начинать работать с программой. Я покажу работу на примере одного месяца — мая 2015 г. (напоминаю, что все данные вымышлены).
Добавляем доход:
Выбираем дату, указываем источник (то есть, выбираем человека или организацию из соответствующего справочника), добавляем статью дохода (также выбираем из справочника. Если в справочнике нет такого вида дохода, можно его добавить прямо отсюда). Проставляем количество и цену. Вписываем примечание, если нужно. У меня здесь обычно находится название конкретной работы или ее характеристики, по которым ее можно опознать (так как в справочнике указан только тип изделия). Выбираем счет, на который поступили деньги — в моем примере это кошелек Киви. Готово, сохраняем доход.
С расходами работа происходит точно так же.
Сводный список доходов и расходов
По сути, это баланс. Его можно посмотреть в любое время за любой период. У меня — за месяц май:
В общем списке отражены доходы и расходы, их можно отсортировать по дате, типу, сумме, счетам и так далее. Расходы и доходы выделены разным цветом для наглядности (эти цвета как раз и настраиваются в справочнике Метки).
Один клик мышки на любую строчку сводного списка (выделено синим) — в нижнем окне появится расшифровка строчки. Два клика — откроется окно дохода или расхода со всей информацией и возможностью редактирования.
Справа отображается баланс за выбранный период.
3. Отчеты
У программы «MoneyTracker» есть также возможность делать и сохранять самые разные отчеты за любой период, как в виде таблиц (в том числе импортировать данные в таблицы Excel), так и в виде графиков — гистограмм или круговых диаграмм, а также распечатывать отчеты прямо из программы.
Вот круговая диаграмма для моего примера, отчет Доходы и расходы по статьям:
4. Другие возможности
У программы есть и другие возможности, до которых у меня пока не дошли руки или же нет в них необходимости:
- курсы валют. Можно вводить вручную или настроить автоматическое обновление через Интернет;
- учет скидок при заполнении расходов;
- возможность защитить базу данных паролем;
- возможность планировать бюджет;
- отслеживание изменений цен (особенно актуально было осенью-зимой) и курсов валют;
- учет долгов и кредитов;
- учет комиссий при переводах или обмене валют.
5. Плюсы и минусы
Начну, пожалуй, с минусов:
- нет возможности добавлять фотографии проданных изделий, только текстовые описания — это добавило бы наглядности;
- нет возможности добавлять фотографии покупателей;
- нет возможности (или же я ее пока не вижу) вести учет заказов. А это значит, нужно придумывать что-то еще;
- как с любым новшеством, нужно поначалу сидеть и разбираться :)
Плюсы:
- программа довольно гибкая, легко настраивается;
- возможность создавать справочники с любой иерархией;
- статьи вводятся один раз, дальше их нужно только выбирать из списка;
- возможность создавать отчеты самого разного вида и направленности;
- учет финансов на любом количестве счетов одновременно;
- легкая печать таблиц и отчетов для тех, кто привык к бумажным архивам (как я);
- программа живая, разработчики постоянно делают обновления, есть техподдержка.
Программа распространяется бесплатно. И это плюс :) Но есть некоторое ограничение для бесплатной версии — не более 256 записей в каждой таблице базы данных. И это минус. Хотя за полгода использования программы я еще ни разу не превысила лимит. И даже близко к нему не подошла :)
Надеюсь, мой небольшой обзор одной из многих программ будет кому-то полезен.
Спасибо за внимание, всем удачи!