Оптимизируем работу с заказами. Мой опыт

После полутора лет мучений и борьбой с обработкой множества заказов, родилась-таки у меня следующая табличка. Так получилось, что надоело мне большую часть дня проводить за компом, пытаясь как-то опознать неопознавательных заказчиков (это не их вина, просто такой функционал. Очень неудобный, но другого нет. А спасение утопающих... ну, сами знаете, чьих рук дело). Поэтому я еще в прошлом году пыталась сама и с помощью знающих и разбирающихся в EXEL людей, проживающих тут на ЯМ, создать какую-то удобаваримую форму, которая помогла бы как-то оптимизировать заказы и высвободить время для прямой работы. Но все это было не то, все равно сложновато. Были задействованы артикулы, какие-то опознавательные значки для покупателей, ну и еще всякая кучка наворотов. Они, к сожалению, не очень помогали, т.к. тоже отнимали много времени. Параллельно я пыталась вести заказы в тетрадочке, обвешивала стикерами шкфы... Но при большом количестве заказов все это неудобно. Все равно приходилось каждый день пересматривать кучу страниц с перепиской и самими заказами. А у меня заказчики — самые лучшие заказчики, между прочим! - они ждать долго не могут. Им или рожать пора, или уже рожденные малыши могут вырасти быстрее, пока я доберусь до их заказа. А если учесть, что многие будущие мамочки почему-то свято верят в то, что заранее ничего покупать нельзя, то иногда, обладая большим чувством юмора, оформляют покупку прямо из кареты скорой помощи, везущей их в роддом. Ну или бывает такое, что присылают заказ накануне выписки. Вот и попробуй разрули такие ситуации, когда в день набегает до 6 страниц переписки и самих заказов... Понятно, что в таком, можно сказать бардаке, некоторые заказы вообще пропускаются, сваливаются вниз и ты их не видишь. Не из вредности, а просто физически заказ пропущен. Жутко стыдно за такое упущение, по мере возможности пытаюсь исправить ситуацию, но все равно понимаю, что настроение у покупателя испорчено. Так что приношу всем, кому во-время не ответила, чей заказ пропустила, самые искренние извинения. Надеюсь, что теперь с моей помощницей-табличкой, такого больше повторяться не будет. Заказы будут не только приняты все и ни один не пропущен, но также и отправлен в порядке очереди. А еще я наконец-то смогу видеть своих внуков почаще, а не раз в месяц, как это происходит сейчас.

Приступаю к собственно табличке, которую каждый может сделать себе в EXEL. Да, хочу оговориться, эта форма удобна лично для меня, кто поймет, что ему такая тоже нужна - пожалуйста, копируйте и пользуйтесь. Если у кого-то есть своя и вы хотите ею поделиться - это просто супер! Но делайте, пожалуйста, это в своем блоге, а не тут в комментах.

Вот такая разноцветная у меня табличка. Самое главное в ней то, что я могу охватить ее взглядом пратически целиком и еще могу быстро по мере готовности формировать сами заказы. Еще я могу спокойно добавлять строчки по мере появления новых позиций, скрывать те, которые уже отработаны и больше повторяться не будут в данное время. Когда появится нужда, я ввсегда могу их открыть.
Обозначений у меня очень немного. Оранжевый цвет означает заказ в работе, зеленый - заказ или позиция готова, а желтый - что-то нужно уточнить. Или цвет, или количество, или доставку... все, что требует уточнения. Это про цвет.
Попросту говоря, принимая заказ, я помечаю выбранные позиции оранжевым. Когда заказ полностью готов, я меняю цвет с оранжевого на зеленый и в отведенной ячейке пишу слово "готов", таже закрашивая ее зеленым. Строчкой ниже пишу способ доставки и помечаю эту позицию желтым. Далее связываюсь с заказчиком и прошу подтвердить заказ и уточнить способ доставки. После подтверждения я меняю цвет на зеленый и передаю или пересылаю заказ покупателю. Когда товар дойдет до адресата, я также зеленым крашу ячейку с именем заказчика. Так я знаю, что тут все в порядке, покупка закрыта, отзыв оставлен и теперь я могу скрыть этот столбец, чтобы он мне больше не мешался.

Теперь перейхожу к графам. В принципе там все ясно, но остановлюсь на некоторых.

Товар. Я решила идти по пути наименьшего сопротивления. Несмотря на то, что многие модели различаются не только по размеру, но и по цвету, я все-таки остановилась на выделении отдельной строкой размеров. А цвет я приписываю к количеству заказанного, в одном окошке (1розов) или (1 белый). Так для меня меньше разброс по страничке и легче отследить, сколько человек ждут одной позиции. (Раньше, по советам бухгалтеров, у меня одна модель занимала строчек порядка 10-12, т.к. каждому цвету и размеру отводилась своя. Наверное, это с точки зрения товароведов и других и верно, но у меня же тут не отчет, а рабочая зона. Таким образом я сократила занимаемую площадь под одну модель, ограничиваясь парой - тройкой строчек.) Удобно? Для меня - ДА!

Дней до окончания заказа. Для меня это тоже нужная функция, т.к. я вижу, какие заказы еще только в начале исполнения, а какие уже на грани, а то уже и просрочены. Такое тоже бывает, когда помощница, к примеру, заболеет, или же нужную пряжу никак не привезут на склад, комп висит и не включается несколько дней, "тырнет" глючит... Когда до дня выполнения заказа остается 3 дня, эти цифры начинают подсвечиваться красным. Что говорит о том, что нужно принимать экстренные меры ;)
Теперь хочу показать, как я сваяла эту табличку. Это для тех, кто совсем не дружит с Exel, ну или почти не дружит. Я сама такая, но что-то элементарное, оказывается, могу сделать.

Понятно, что нужно открыть файл и заполнить столбец А в данном случае как у меня (исключая наименование товара, он у вас свой). Верхнюю строчку оставить пустой. Она нужна для текущей даты. Чтобы ее прописать, встаем на клеточку А1 и ручками пишем =СЕГОДНЯ() И ву-а-ля! Вместо формулы появилась сегодняшняя дата! Завтра она сама изменится на завтрашнюю, а послезавтра - на послезавтрашнюю... ;) Тэк`с, пошли дальше

Теперь сделаем так, чтобы номера заказа тоже сами обозначались. Можно, конечно, каждый раз писать вручную, но оно нам надо, если есть автоматика? ;) Вручную ставим цифру 1 в нужном месте, то есть ячейке В2. Дальше встаем в ячейку С2 и пишем формулу, показанную в окошечке. После введения этих данных, в ячейке будет стоять цифра 2. Подводим курсор к этой ячейке к правому нижнему углу. Как только курсор примет форму черного крестика, жмем мышь и не отпуская ее, тянем выделенный квадратик вправо. Все остальные ячейки сами по себе заполнятся порядковыми номерами. В следующий раз тянуть можно за последнюю пронумерованную ячейку, не обязательно за С2

Дальше я прописала формулу для позиции "дата сдачи заказа" Она складывается из двух составляющих: даты поступления заказа и срока исполнения. Для этого я встаю курсором на ячейку В7, нажимаю =, затем встаю в ячейку В4, нажимаю +, встаю в ячейку В5 и нажимаю кривую клавишу энтер. После этого в этой ячейке появляется вот такое 00.01.1900 Эту ячейку тоже можно протянуть направо и такие же значения появятся во всех остальных.

Следующим шагом я прописала формулу для строчки 6, "Дней до сдачи заказа" . Тут пишем формулу, обведенную красным. После этого в этой ячейке появится большая отрицательная цифра. Не пугайтесь, так надо (поглядите в самую первую табличку. там в конце как раз стоят такие числа). Уже известным способом, за правый нижний угол ячейки, продлеваем эту формулу вправо.

А вот что не скажу даже под пытками, так это каким образом я сделала так, чтобы цифры подсвечивались красным. Чесслово, я это сделала совершенно случайно, а как?! До сих пор сама голову ломаю. Так что если кто-то сможет это объяснить пошагово, буду очень признательна

Теперь можно попробовать, как это работает. Впишите ручками в отведенную графу дату заказа, ниже срок исполнения в днях. Большое отрицательное число исчезло и появилась реальная дата сдачи заказа, а не дата конца прошлого века ;) Получилось?

По мере поступления заказов табличка будет расти вправо. Это будет создавать дискомфорт при заполнения удаленных от наименования товара граф. Для удобства пользования я закрепила левую панель. Теперь они стоит на месте, а все левые заказы (не в смысле "левые", а по месту расположения ;)), будут уезжать под нее, когда скроллинг будет двигать табличку вправо. Для этого нужно встать в ячейку А1, при этом столбец должен выделиться и стать серенького цвета (1). Затем тыкнуть во вкладку Вид (2), затем на иконку Закрепить области (3) и там в выпадающей табличке нажать на Закрепить первый столбец (4) Все, готово. Ой, хочу предупредить. Если первым столбцом кто-то захочет прописать порядковый номер своих позиций-наименований, то в этом случае закрепится именно этот столбец. Все остальное будет исчезать под него, включая эти самые наименования.

Дальше я прописала высоту строчки Ссылка на аккаунт заказчика. Опытным путем подобралась высота в 116 чего-то там. Здесь все просто: нужно встать на цифру, обозначающую данную строчку и она выделится вся. Затем нажать на правую мышь - появится табличка (1), там выбрать Высота строки и в еще одной появившейся табличке написать 116 или больше. Совсе много не нужно, все и так должно нормально работать.

Теперь с этой строчкой нужно сделать следующее: опять выделить ее (1), правой мышой вызвать менюшку (2) и в ней нажать на Фрмат ячеек. Выпадет табличка (3). В ней необходимо нажать на то, что отмечено красными галочками. Если этого не сделать, то будет трудно работать с данными ячейками, т.к. введенная информация будет налезать друг на друга. По крайней мере у меня наезжала, было крайне неудобно и я просто поменяла расположение текста с горизонтального на верикальный.

Теперь осталось последне: как я заполняю табличку. Для начала я придвигаю пустой столбик к закрепленной ранее панели с наименованиями товара)
1) Зеленое. Топаю в в свои Продажи на ЯМ и выбираю заказ. В данном примере у меня Елена (заношу имя в соответствующую графу), 26-11-2012г (вписываю дату заказа) заказала наборы овощей и фруктов (отмечаю эти позиции. Они пока у меня не закрашены).
Дальше я нажимаю на наименования заказа и в зависимости от того, есть ли у меня там сообщение или нет, закрашиваю ячейку желтым (что означает сообщения нет, нужно уточнить, нужен весь набор или какие-то позиции выборочно) или оранжевым. В данном примере в сообщении было указано о комплектации, поэтому я сразу закрасила оранжевым.
Здесь же указан адрес, поэтому я к имени приписала город. Еще я прикидываю, сколько времени мне нужно, чтобы заказы были полностью укомплектованы, к примеру, 20 дней. Эту цифру пишу в своей графе и теперь у меня видны дата сдачи заказа и сколько дней у меня осталось на работу. Озвучиваю данную информацию заказчику. Если он согласен с таким положением вещей, то и славно. Если отказывается, то я заказ аннулирую. Но такое случается крайне редко.
В последнюю очередь нажимаю на имя заказчика под фотографией и попадаю в табличку 2

2) Красное. Я попала на аккаунт заказчика. Тут я копирую строчку в браузере и перехожу к следующей позиции

3) Синее. Встаю на ячейку, куда нужно поместить ссылку и правой кнопкой мышки вызываю меню Вставка гиперссылки. В нижнее окошечко вставляю сохраненное, жму ОК и все, ссылка вставлена на свое место.

Теперь все беспредельно просто: по мере выполнения заказа, я закрашиваю зеленым те позиции, которые готовы. Когда готово все полностью, я, минуя меню Продажи у себя в магазине на ЯМ, жму на вставленную гиперссылку. И меня прямо из таблички выкидывает в аккаунт заказчика. (красная табличка 2). Там я иду в Отправить сообщение, попадаю в переписку с покупателем и пишу, что заказ готов. Ну а делее все действия с табличкой я описала вначале.

Вот и все. Правда, много буковок, но, надеюсь, максимально понятно. Если кому-то поможет, буду только рада!

Тех же, кому сказать нечего и хочет поумничать, и таким образом типа пропиариться, прошу не обижаться. Я эти комменты удалю! Бытующее тут мнение, что чем больше участвуешь в разного рода блогах, МК и других Темах привлекает больше покупателей в магазин - ложное. Покупатели, как правило, во всех этих темах не участвуют и тем более не тратят время на многостраничные комменты. Статистика просмотра ваших страниц увеличивается только за счет таких же участвующих в данной теме участниках. Не более того.

PS. Данную табличку можно распечатывать, к примеру, раз в неделю и приписывать номера телефонов заказчиков (можно выделить для этого отдельную ячейку где-нибудь внизу). Это для подстраховки. Если вдруг техника взбунтовалась, а заказы готовы, то чтобы можно было по телефону связаться с покупателем и отдать им заказанное.

С уважением, Попова Е.И.