Итак, хэндмейд для меня — это источник дохода, а не только удовольствие. Над вязаными вещами я работаю одна (над снудами — вдвоем). Вопрос эффективности встает всё острее и острее.
Каковы возможности одного человека? Сколько он может потянуть? На каком этапе он перестанет справляться один, и ему потребуются помощники? Все эти три вопроса занимают меня. Мастер на «Ярмарке Мастеров» по сути — человек-оркестр. И чтобы звучала мелодия, каждый инструмент должен вступать в свое время, точно исполнять партию и замолкать в нужный момент. И чтобы это в принципе было возможным — существует дирижёр. Просто в нашем с вами случае дирижёр — тоже сам мастер.
Так вот, скрытые резервы я решила поискать в вопросах организации (и как в предмете, и как в процессе).
Давайте представим себе компанию, в которой никто не занимается доставкой продукции. Она производится, она рекламируется, она продается, но никто не относит посылки на почту или в службу доставки. Или другой пример: никто не работает с рекламациями клиентов, пошумят и перестанут. Или никто не планирует работу: что получится, то и получится... Дико, да?
А если речь идет о магазине на «Ярмарке Мастеров»? Да всё то же самое, с той лишь разницей, что чаще всего этим приходится заниматься одному человеку. В той или иной мере он делает всё это. Вопрос лишь в том — в какой именно мере и насколько осознанно. «Государство — это я», — говорил один король. В нашем случае можно сказать так: «Бизнес — это я!»
Данное понимание дало мне системный подход, который и предлагается вашему вниманию. Его дополнительный плюс мне видится в том, что каждый конкретный мастер может адаптировать его под себя.
Шаг 1. Классификация
Возьмём и выделим для начала сами направления работы, которые присутствуют практически в любой организации:
- Управление и стратегическое планирование
- Анализ и статистика
- Юридические вопросы
- Работа с персоналом
- Маркетинг и реклама
- Продажи
- Производство
- Бухгалтерия и финансы
- Снабжение и закупка материала
- Контроль качества
- Работа с клиентами
Тогда я села и стала писать:
— что я делаю как руководитель компании?
— что я делаю как маркетолог?
— что я делаю как производственник?
— что я делаю как финансист?
— что я делаю как бухгалтер?
И так до конца списка...
Я просто взяла, и все свои действия, даже самые незначительные, распределила по этим пунктам. Чтобы это было наглядно можно сделать так: берём несколько листов бумаги, подписываем каждый из них «Управление», «Маркетинг», «Персонал» и т.д. (или делаем такую таблицу на компьютере — кому как удобнее). Далее заполняем эти листы. Можно не по порядку. И итоге получается некая картина того, какие функции выполняются.
Затем я составила второй список:
— что я должна делать как руководитель?
— что я должна делать как маркетолог?
— что я должна делать как производственник?
— и так далее…
Уловили идею? После того, как оба списка закончены — их нужно сравнить, чтобы найти несоответствия: я должна что-то делать — но я этого не делаю... Ну не люблю я цифры, например. Не хочу их считать, не хочу знать, сколько я трачу на материалы, я даже не знаю — сколько в прошлом месяце заработала, на жизнь хватает, да и ладно...
Как вы думаете, насколько эффективной будет организация, в которой присутствует подобное? Таким образом можно найти «узкие места», то есть те аспекты работы, которые выполняются плохо или не выполняются совсем. Что дальше? Для начала, просто начать это делать, в идеале — делать это очень хорошо. И да, тут может потребуется обучение, но теперь вам точно известно, чему учиться и зачем.
Шаг 2. Оптимизация
Заполнив таблицу (или списки) до конца, мы начинаем четко видеть, что именно занимает у нас больше всего времени, что немного меньше, а что — совсем чуть-чуть. Это будет видно просто по наполненности каждого списка. Помимо этого, вы всегда можете оценить временные затраты на выполнение этих фукнций: сколько это занимает времени именно у вас.
Теперь можно составить расписание на неделю (месяц).
Например:
- Маркетинг. Вторник с 12-00 до 14-00 я занимаюсь вопросами продвижения магазина.
- Производство. Ежедневно с 14-00 до 18-00 я работаю и не отвлекаюсь ни на что другое.
- Финансы. Среда с 10-00 до 12-00 я подсчитываю доходы-расходы. Планирую.
И далее по порядку. Выделяем время для каждого направления работы. Главное — ничего не забыть.
Я не могу предложить универсального расписания. Нужно пробовать. Может оказаться, что оптимальным будет его третий или четвертый вариант. В любом случае, его нужно вырабатывать, ориентируясь на результаты. Есть виды работ, на которые нужен час в неделю, есть виды работ, которые делаются ежедневно по три часа в день. Никто кроме вас не оценит это наилучшим образом. Самое главное – не пересекать эти виды деятельности: если я занимаюсь бухгалтерией, и мне приходит в голову маркетинговая идея — не переключаться на нее. Записать, поставить в план на вторник. Наверное, это самый сложный пункт. Но именно в нём, на мой взгляд, кроется ключ к оптимизации. Представьте себе: сижу я, занимаюсь анализом расходов, и тут приходит смс о продаже. Заманчиво бросить расходы и заняться доходами (то есть — клиентом). Правильнее — закончить дела по анализу расходов и после этого заняться клиентом. Почему? Потому что в противном случае начнут копиться недоделки, которые рано или поздно потребуют вашего внимания, при чём в самый неподходящий момент. И вот вам потеря времени и потеря эффективности. Кроме того, вы получите возможность преодолеть следующее: бывает такое, что человек считает себя в чём-то одном способным, а чём-то другом - нет, и, как следствие, старается избегать последнего. Но настоящий бизнес - вещь жёсткая. Либо вы делаете его, либо он сделает вас.
Скажу банальность, но важно еще не забывать про такую штуку, как дисциплина. На просторах интернета мне понравилось определение: «Дисциплина — это умение заставить себя делать то, что не хочется делать, чтобы достичь того, чего хочется достичь».
Конечно, не стоит разводить бюрократию и усложнять то, что на самом деле просто. Критерий эффективности любого действия — результат. Поэтому применение организационных принципов к бизнесу, состоящему из одного человека, должно быть разумным, а результат — позитивным.
Давайте расти и развиваться вместе!
Успехов!
С уважением, Надежда.