Итак, в прошлый раз мы остановились на базе данных наших работ (позиций). Предыдущие части про Excel: и .
Для примера отчетов я буду использовать базу работ мастера "", любезно согласившейся поучаствовать в статье. Спасибо! Но часть данных придумана мной, не удивляйтесь :)
Были внесены незначительные правки, например, в статусах добавилось ещё два поля: "для заказа" и "для примера", чтобы видеть, что именно выставлено в магазине. Некоторые столбцы были удалены за ненадобностью.
Это не должно повлиять на Вашу базу! Техническую часть отчетов разберу подробно, а столбцы могут быть любые другие.
Изначально наша база выглядит так: сортировка по дате выставки по возрастанию, самые ранние - вверху. Важно, чтобы все заголовки вверху - от № до статуса были заполнены. Желательно, чтобы были заполнены и большинство данных в списке, которые у Вас имеются. 
Если база получается большая (для больших магазинов), то старые строки можно скрывать группировкой - как описано в .
Вот так:
Создание первого отчета - подробное описание
Начинаем генерить отчеты. Курсор находится в любой ячейке нашего списка, например, на одной из работ.
Создаем сводную таблицу. Это очень удобный способ работы с базой. Большой плюс его также в том, что в ней нельзя удалить или как-то испортить базовые данные.
Встаем на любую ячейку нашей базы и в меню Данные - Сводная таблица. Проходим по очереди пункты диалога. Создаем новую таблицу в новом листе. Про сводные таблицы также описано в публикации Nia"".
Немного сухого текста в качестве теории. Потом станет понятнее.
Мы видим четыре места для данных: поля страниц, поля строк, поля столбцов и элементы данных. Для отчета нагляднее указать по одному полю в элементах данных и поле столбцов, не более 2-3 полей - в строках и не более 3-4 в поле страниц.
В поле элементы данных лучше всего собирать либо сумму продаж, либо количество позиций. Поэтому надо ставить такие поля, как "Сумма", "Итого".
В поле страниц советую ставить такие поля, как "статус", "Коллекция", "Категория".
В поле столбцов надо ставить поля вроде "да-нет". Иначе таблица растянется очень в ширину и будет не наглядна.
В поле строк можно ставить что угодно, может получится то, что Вам нужно.
Если Вы что-то поставили не то, не туда, не так - все приобрело странный иили устрашающий вид - просто нужно зацепить левой кнопкой мыши за все серые поля в таблице и утащить их в угол Excel. Там появится крестик удаления поля - после отпуска кнопки данные пропадут из таблицы. Но в базе ничего не изменится! и это радует.
А теперь примеры отчетов.
В базе мы ведем весь список продаж. Как посмотреть, что сейчас находится в магазине?
Нам нужны все позиции со статусом: выставлено, для примера, для заказа, резерв (потому что это в магазине висит). Если какая-то вещь была продана и остается висеть в магазине со статусом "для примера" я предлагаю создавать под неё новую строку.
Зацепляем левой кнопкой мыши поле "Статус" в "списке полей сводной таблице" и тянем в поля столбцов. Отпускаем, когда ячейка "поля столбцов" выделится серой рамкой.
Получаем вот такую картину. В списке полей "Статус" теперь жирный - признак использования поля в таблице.
Теперь скрываем лишние статусы:
Аналогично тянем левой кнопкой поле "Наименование уникальное" - только уже в поле страниц. Получается так:
В поле данных левой кнопкой тянем "Сумму" (или Итого - для тех, у кого одна позиция может быть в нескольких экземплярах).
Получается некий отчет, где видно какое наименование в каком статусе. Хорошо, но хотелось бы сумму.
На ячейке "Количество по полю Сумма" щелкаем правой кнопкой и выбираем "Параметры поля" (или два раза - вылезет то же).
И здесь выбираем в "Операция" Сумму. До этого было "Количество". Я также нажала "Формат" и установила финансовый формат без обозначений с числом десятичных 0 (про это было в прошлом посте).
Вот что получилось:
Видны суммы, на сколько в магазине выставлено товаров, сколько в резерве. Отлично!
Только позиций может быть много. А если посмотреть по коллекциям?
Давайте уберем поле "Наименование" и поставим вместо него коллекцию. Зацепите левой кнопкой мыши серое поле в таблице и тащите его вне таблицы (например, где звездочка).
Получается так:
А теперь тащите влево поле "Коллекция" из списка полей. Кстати, если оно случайно пропало и таблица не обведена синим, надо щелкнуть на таблице правой кнопкой мыши и выбрать там "Показать список полей". Оно опять появится :)
Получается вот такой отчет. Красота!
А что будет, если опять перетащить поле "Наименование" и поставить его СПРАВА от поля "Коллекция" в сводной таблице?
Будет вот так:
Видны итоги по каждой коллекции и по статусам. Подведите курсор к границе столбца А и названия строк - где красный кружок. Курсор превратится в черную стрелку (не скопировать картинку). Если щелкнуть левой кнопкой сейчас, выделятся все строки "Итог" по коллекциям. Их можно скрыть, выбрав соответствующее слово в меню правой кнопки, а можно отформатировать, как нравится - цветом или шрифтом.
Оставим этот отчет, он нам нравится.
Можно на основе одной базы создать несколько сводных таблиц в отдельных листах. Опять идем в нашу базу и вновь создаем сводную таблицу через Данные. Отличаться будет вот этим диалогом:
Можно создать как независимый отчет, так и на основе имеющихся данных. Лучше на основе - займет меньше места на диске. В новой сводной таблице можно создать уже новый отчет с другими полями.
Когда в базу Вы вносите изменения - что-то перешло в резерв, что-то добавилось - нужно обновить таблицу. Щелкните на неё правой кнопкой и нажмите "Обновить данные". Старый отчет обновится. Если Вы хотите его сохранить - просто скопируйте и вставьте в другой файл. В том же меню правой кнопки есть "Мастер сводных таблиц" - он вызывает наш диалог с создания сводных таблиц, но в другом порядке. Если один раз нажать "Назад" - можно проверить, что отчеты генерятся по всей Вашей базе. Иногда надо это проделывать. Если нужно подробнее пояснить - пишите, вставлю скрины.
Вот мы и научились создавать отчеты на основе сводных таблиц.
Образцы отчетов
А теперь я покажу, какие отчеты можно ещё создать и как отформатировать. Здесь только примеры, без подробностей создания.
Отчет по выставкам
Так нужный всем отчет по выставкам! Нужны поля - выставка, наименование, продано на выставке и сумма. Вот как он выглядит в моем понимании. Видно, что было на выставке и что из этого продано, и все в одном флаконе ;) Отчет дополнительно мной отформатирован, чтобы был покрасивше, лишние поля скрыты.
Отчет по выставленным позициям
Здесь показаны только позиции со статусом "готовая работа" - у нас он называется "выставлено". С группировкой по категориям.
Отчет по покупателям
Хотите отчет по покупателям? Вот он. Здесь видно, кто что купил, на какую сумму и что из этого ещё в резерве. При желании можно скрыть и резерв. Если покупатели берут больше 1 изделия - можно показать итоги по каждому покупателю.
Отчет по времени выставления
Здесь я добавила в базу очередной столбик с формулой: вот такой: =Дата продажи-Дата выставки
И скрыла её в нашей группировке. Там где даты продажи нет, получается корявка вида -41571. Она везде одинакова и её легко скрыть и не обращать внимания.
Получается важная аналитика: сколько дней прошло от выставления позиции до её продажи. Можно видеть самые популярные темы! И вот отчет для неё. Здесь применена сортировка по возрастанию для "Дней в продаже". Также я поставила поля про выставку - и видно, что меньше всего выставлялся браслет, потому что был сразу продан на выставке. Можно вообще скрыть те позиции, которые были проданы на выставке, если нужно видеть только по магазину.
Годовые отчеты по продажам
Еслибыли бы другие года, смотрелось бы ещё эффектнее. Но и так вполне подходит для отчета по завершающемуся году.
Ну вот и все. Наш каталог и отчеты готовы. Отчетов можно создать ещё сколько угодно, на любой вкус и потребности - если добавлять поля в нашу базу. Конечно, ведение базы потребует от Вас некоторых усилий по заполнению большинства столбцов, но уверяю - результат этого стоит. Каждый раз, просматривая отчеты, Вы будете довольны потраченным временем, а это многого стоит.
Очень надеюсь, что у Вас все получится, и Вы будете пользоваться моими рекомендациями. Если возникнут вопросы, пишите мне - с удовольствем всем отвечу.